Жіночі теревеньки - сайт для кожної жінки
27-12-2016, 18:00

Правила ділового листування по електронній пошті

Рекламний блок
Ділове електронне листування поступово витісняє паперову завдяки своїй швидкості, простоті, економічності. І іноді у офісних працівників складається невірне уявлення про ділове листування, як ще про одному месенджері зразок ICQ або Skype. Однак це помилка, електронні ділові листи залишаються діловими. Сьогодні ми розповімо вам про основні правила ділового електронного листування.
Текст: Олена Вишневська
16.10.2013
Правила деловой переписки по электронной почте

Ділове електронне листування вже настільки щільно увійшла в наше життя, що стала чимось буденним і звичним. Ми часто не усвідомлюємо, що в наших електронних листах колегам або партнерам використовуємо жаргонні слівця, панібратське поводження або якісь обороти, які ні за що не допустили б у паперовому листі. Але чому ж ми вважаємо електронну ділову переписку менш формальною, ніж паперова? Адже ділове електронне листування підкоряється багатьом правилам етикету, а їх дотримання є показником вашої серйозність, компетентність і ставлення до адресата.

Ділове електронне листування

Спілкуватися по електронній пошті простіше і швидше, тому ми підсвідомо опускаємо багато формальності, такі як привітання та звернення, а адже це — елементарна ввічливість! Не нехтуйте привітанням та обігом, навіть якщо пишете лист на фірму, де директор — ваш рідний дядько.

Ні в якому разі не допускайте граматичних помилок. Текстові редактори перевіряють грамотність за нас — не нехтуйте їх поправками. Також намагайтеся будувати стилістично грамотні пропозиції: будь-які помилки характеризують вас, м'яко кажучи, не з кращого боку. Дотримуйтесь поділ на абзаци, форматування, розбивайте текст на смислові частини, використовувати для цього порожні рядки — ви поважаєте свого співрозмовника і не хочете, щоб він, висловлюючись образно, «зламав око», читаючи ваше повідомлення. Діловий лист повинен бути коротким і інформативним.

Відмовтеся в діловій електронному листуванні від смайлів, панибратских звернень, виразів експресії, наприклад, капслоков — ви ж не хочете, щоб адресат вирішив, що ви зійшли з розуму і просто кричіть на нього? А адже текст, написаний капслоком, саме так і сприймається.

Ще одне правило: не флудити! Спілкуйтеся по суті, фрази: «Давайте подумаємо», «Ну і що я скажу шефові з приводу грошей?» і тому подібні краще замінити більш осмисленими: «Повідомте, будь ласка, до кінця сьогоднішнього дня про ваше рішення», «Я правильно розумію, що товар до кінця тижня сплачений не буде?», щоб не забивати ефір і не красти час один в одного.

Багато компаній розробили і затвердили єдиний корпоративний стиль ділового листування, і всі листи пишуться за заданим шаблоном.

Логотип компанії

Добрий день, шановний Іван Іванович.

Текст повідомлення

Ми будемо вдячні, якщо ви надішлете запитану інформацію/ направите необхідні документи протягом ... днів. Дякуємо за розуміння.

З найкращими побажаннями,

Петро Петров,

консультант компанії ТОВ «Диво»

контактні дані: тел., Skype, www.primer.ru

Деякі компанії терпимо ставляться до смайлам, звернення на «ти» і іншим проявам неформального стилю в діловому електронному листуванні, але пам'ятайте, що ви повинні писати лист не за правилами вашої компанії, а за правилами компанії-одержувача. Навряд чи податковий інспектор оцінить лист на ліловому тлі зі смайликами.

Обов'язково заповнюйте тему листа (та не змінюйте її весь час, поки йде діалог). У діловій електронному листуванні можна проставляти важливість листа, багато виставляють цей параметр автоматично, але якщо ваші колеги кілька разів отримували листа з текстом «Колеги, у кого є зарядка від «Нокії»?» або «Колеги, а давайте в боулінг сходимо, позначені як «важливе», в наступний раз дійсно важливий лист може залишитися без уваги.

Завжди відповідайте на електронний лист (якщо тільки це не автоматична розсилка). Якщо вам нічого відповісти по суті, необхідно сповістити відправника про те, що отримали лист і взяли в роботу.

Якщо ви досконало освоїли правила ділової переписки, це ще не все. Для успішного спілкування з партнерами і клієнтами вам обов'язково потрібні будуть особисті зустрічі. Незайвим буде розуміти, про що сигналізує вам тіло співрозмовника.

Рекламний блок

Обов'язково для перегляду