Жіночі теревеньки - сайт для кожної жінки
11-08-2016, 04:00

Мова ділового листуванняключові правила


Мова ділового спілкування істотно відрізняється від тієї мови, якою ми спілкуємося в житті або на форумах. І для того щоб ваші партнери бачили у вас компетентного і серйозного професіонала, цією мовою слід володіти на високому рівні.
Текст: Олена Вишневська
15.10.2013
Язык деловой переписки: ключевые правила

Мова ділового спілкування — це мова зайнятих і серйозних людей, які цінують свій час, тому не витрачають його даремно, а спілкуються ввічливо, з гідністю і тільки по суті. У мові ділового листування існують певні правила і шаблони, які необхідно знати, щоб грамотно і професійно вести листування з колегами і партнерами вашої компанії.

Мова ділового листування: основні правила

Основні правила мови ділового листування такі:

  • ">доброзичливість;
  • офіційність;
  • ввічливість;
  • відсутність експресивних виразів емоцій;
  • відсутність панібратства;
  • максимальна інформативність;
  • лаконічність.
  • Ніяких проявів емоцій, ніяких фраз, позбавлених прямого сенсу, ніяких «роздумів вголос» — тільки чіткі і зрозумілі фрази, написані грамотно і без помилок. Будьте ввічливі, чемні, доброзичливі, дбайливо ставитеся до часу свого адресата, не шліть довгих послань, особливо по електронній пошті. Однак уникайте зайвої казенності мови ділового листування, інакше ви ризикуєте заплутати читача або відлякати надмірною сухістю. Намагайтеся балансувати на межі сухості і доброзичливою неупередженості.

    Обов'язково вказуйте дату листа. Якщо ви відповідаєте із запізненням, то обов'язково вибачтесь. Якщо ви якимось чином порушуєте свої зобов'язання (або вони виявляються порушені не з вашої вини: затримався перевізник, банк не провів оплату тощо), то обов'язково вибачтесь — партнеру адже все одно, хто винен, йому потрібен результат, а за результат відповідаєте ви.

    Якщо ви виступаєте від свого обличчя, вживайте єдине число: «Прошу повідомити номер вихідного листа». Якщо ж від імені всієї компанії, тоді доречніше буде множина: «Висловлюємо надію, що наше пропозицією вас зацікавить».

    Якщо хочете звернути увагу одержувача на якісь моменти, не потрібно писати їх жирним шрифтом або великими літерами, це неввічливо. Напишіть: «Особливо хочеться підкреслити...», «Хочемо звернути вашу увагу на...»

    Обов'язково вказуйте причину будь-яких дій: «У зв'язку з затримкою оплати», «через ненадходження документів у термін» і т. д.

    Для ділової переписки на англійській мові ці правила також актуальні, але є і своя специфіка, яку теж треба розуміти.

    Кліше мовою ділового листування

    Мова ділової переписки використовує безліч кліше, які суттєво спрощують написання листа. Звернення до адресата по імені та по батькові, або «Пан Іванов», «Пані Миколаєва». По відношенню до керівників або партнерам можна вжити «Шановний Сергій Сергійович», колегам ж можна написати просто «Дорогі колеги».

    Для прощання доречно використовувати такі фрази-кліше, як «Всього найкращого», «Доброго вам дня», «Всього вам доброго», «З повагою». Якщо ви у зверненні писали «Шановний», то в прощанні «З повагою» писати не потрібно, напишіть краще «Щиро ваш» або «Дякую за увагу». Якщо ви відмовляєте в проханні, висловіть співчуття: «На жаль, ваша пропозиція не зацікавила нас. Ми вдячні вам за вашу увагу». Як мовиться, і їм не прикро, і вам не складно.

    Використовуючи ці нехитрі правила, ви можете успішно вести ділову переписку.

    З найкращими побажаннями,

    щиро ваш,

    Womanonly.ru


    Обов'язково для перегляду