Жіночі теревеньки - сайт для кожної жінки
11-12-2018, 12:10

20 хитрощів, які зроблять із вас гуру Excel


Кожна людина, яка працює за комп'ютером, відповість ствердно, якщо запитати його про те, чи вміє він працювати в Excel. Однак якщо поставити питання інакше і спробувати дізнатися, наскільки добре, у більшості це викличе здивування. А що там можна вміти особливого? Насправді, ця програма зберігає в собі величезну кількість таємниць, на які ви просто не звертаєте уваги. Але якщо ви про них дізнаєтеся, вони одразу ж стануть вашими улюбленими. Отже, у даній статті ви дізнаєтеся про двадцять різних прийомів "Ексель", які варто знати кожному.

Виділення всього одним кліком

обработка данных

У лівому верхньому куті робочого поля є кнопка, на яку ніхто зазвичай не натискає. А вона дуже корисна, оскільки дозволяє одним кліком виділити всі комірки поточного документа.

Відкриття декількох файлів

Обробка даних - це основна функція даної програми, але що ж робити, якщо у вас десяток файлів, кожен з яких вам потрібно використовувати? Невже доведеться відкривати кожен з них окремо? Насправді, є одна хитрість, яка дозволить вам впоратися із завданням швидше. Виділіть всі потрібні вам файли і натисніть Enter - вони всі відкриються без будь-яких конфліктів між собою.

Перехід між файлами

Коли ви працюєте з великою кількістю документів, дуже сильно може дратувати необхідності перемикатися між ними вручну. Ви можете полегшити собі життя за допомогою комбінації клавіш Ctrl Tab, яка автоматично перемикає вас на наступну вкладку.

Пункти меню

Багато хто вважає, що "Зберегти", "Вперед" і "Назад" - це єдині функції, доступні в програмі з верхнього меню. Але ви можете додати туди будь-яку кількість функцій через спеціальний блок налаштувань - тільки врахуйте, що будуть відображатися ярлики тільки двох - інші будуть приховані.

Діагональна лінія в комірці

Іноді осередку треба задати діагональну лінію, щоб розділити інформацію, внесену в неї. Але як це зробити? Всі вміють задавати межі клітинок, але якщо ви натисните "Більше кордонів", то отримаєте не тільки діагональну лінію, але й інші сюрпризи.

Додавання кількох рядків або стовпців

Всі знають, як додати рядок чи стовпець клітинок. Але додавати кілька штук окремо - це справжній кошмар. Тому вам краще виділити потрібну кількість комірок, яке буде відповідати необхідній кількості рядків або стовпців, а потім повторити стандартну операцію.

Швидкий перенесення даних

Що робити, якщо вам потрібно швидко перенести одну колонку даних? Для цього підведіть курсор до краю колонки, поки він не набуде форми хрестика у формі стрілок, після чого вільно переміщувати вміст колонки.

Видалення порожніх клітинок

В процесі роботи дуже часто виникає велика кількість пустих клітинок, які псують зовнішній вигляд документа. Ви можете видаляти їх по одній або скористатися швидким способом. Для цього вам потрібно буде в фільтрі зняти виділення з пункту "Все" і вибрати пункт "Порожні" - це моментально виділить всі порожні клітинки в документі, які ви зможете видалити одним кліком.

Неточний пошук

Всі знають, як користуватися швидким пошуком, але мало хто в курсі того, що ви можете шукати не точні збіги, а результати по одній або кільком буквам. Щоб шукати по одній букві, вам потрібно в рядку пошуку ввести знак питання, а якщо потрібно здійснити пошук по декількох буквах - використовуйте зірочку.

Створення унікального значення

Багато користуються фільтрами, але при цьому практично ніколи не заглядають в просунутий розділ. А адже з його допомогою ви зможете задавати унікальні значення для конкретних комірок, якщо вам це потрібно по роботі або для інших цілей.

Конкретизація інформації

Excel

Далеко не всі знають, що ви можете ввести обмеження на те, яку інформацію буде вводити в клітинку. Наприклад, якщо ви створюєте список запрошених людей на захід, і їх вік може коливатися від 18 до 60 років (тільки цілі числа), то обидва цих параметра ви можете вказати у відповідному пункті меню "Дані", і тоді інші значення просто не будуть прийняті.

Швидка навігація

Для швидкої навігації по сторінці документа ви можете використовувати комбінацію клавіш Ctrl зі стрілками. Якщо ви скористаєтеся цією комбінацією, то потрапите на крайню точку інформаційних осередків.

Перетворення

Іноді буває дуже потрібно перетворити колонку в ряд або навпаки. Насправді, зробити це можна дуже просто. Для цього вам потрібно скопіювати потрібну інформацію, а потім вставляти її через меню, вибравши пункт "Конвертувати" - і ваш ряд буде скопійований у вигляді стовпця.

Як заховати інформацію?

У "Ексель" є можливість ховати інформацію, але зробити це можна різними методами. Можна клацнути по комірці і вибрати пункт "Заховати", але це дасть далеко не найкращий результат. Тому рекомендується використовувати форматування комірок в форматі Type ;;; - він дозволяє вам максимально надійно сховати інформацію від сторонніх очей.

Поєднання даних з комірок

Якщо у вас є кілька комірок, і вам потрібно поєднати інформацію, записану в них, в одну, то вам необов'язково повністю все переписувати. Лише задайте функцію, в якій між назвами потрібних клітинок вставляйте значок "амперсанд" - в результаті в обраній комірці ви отримаєте усі дані з попередніх.

Зміна рядкових на прописні

Якщо вам потрібно текст з однієї комірки зробити повністю записаним прописними літерами, вам не потрібно повністю його передруковувати з активованою функцією CapsLock. Вам достатньо використовувати функцію UPPER, а в дужках вказати, яку саме клітинку потрібно перетворювати.

Дані, що починаються з 0

У деяких випадках вам може знадобитися ввести в комірку дані, які починаються з 0. На жаль, за замовчуванням програма автоматично прибирає цей нуль, залишаючи лише ціле значення. Ви можете змінити формат комірки, але це тривалий процес, що легше замінити простим значком одиночної лапки. Якщо ви вставите його перед вашим значенням, то нуль залишиться на місці.

Автовиправлення

Багато людей використовують автовиправлення за призначенням, тобто не бояться друкувати з помилками, так як знають, що програма їх виправить. Але мало кому приходить в голову, що ви можете користуватися цією функцією для спрощення своєї задачі. Якщо у вас є повторювані довгі слова, імена і прізвища, то ви можете внести їх у список слів для автоматичного виправлення і витрачати на їх написання частки секунди - а програма сама приведе їх у належний вигляд, який ви самі задасте один раз замість сотні.

Більше інформації

Якщо ви виділяєте комірку, то в правому нижньому куті з'являється інформація про неї. Проте вона далека від повної, але ви можете отримати доступ абсолютно до всіх даних. Для цього вам потрібно навести курсор миші на отриману інформацію і клацнути по ній правою кнопкою миші - це відкриє вікно, в якому будуть міститися абсолютно всі дані, що стосуються конкретно цієї комірки.

Перейменування сторінки

Один з найбільш простих прийомів, який чомусь практично ніхто не використовує. Дуже часто вам доводиться перейменовувати сторінки в документі, і для цього ви клікаєте по назві правою кнопкою миші, потім виберіть пункт "Перейменувати", після чого змінюєте сама назва. Але процес можна значно спростити, використовуючи на сторінці той же принцип, що і з ярликами і папками у Windows. Подвійний клік по назві сторінки дає вам моментальну можливість відредагувати його і змінити без зволікання.


Обов'язково для перегляду